知情权
校董会政策.14
日期2023年1月
取代: 2015年4月，2009年1月
目的
校董会认识到公共档案作为记录的重要性 学院的行动和有关学院的信息库. 公众 有权查阅和取得公共记录的副本，但有若干例外; 遵守法律、董事会和行政政策.
定义
机密专有信息-收到的商业或财务信息 学院:
- which is privileged or confidential; and
- 披露这些信息会对公司的竞争地位造成实质性损害 提交信息的人.
财务记录-任何帐目，凭证或合同处理的收入或支出 服务、供给、材料、设备的资金或获取、使用或处置 or property; or the salary or other payments or expenses paid to an officer or employee, including the individual’s name and title; and a financial audit report, excluding 审计的基础工作底稿.
公共记录-不受法律保护的记录，包括财务记录 被定义的特权或不被豁免的被披露根据豁免之一 宾夕法尼亚州的知情权法或其他联邦或州法律法规， 或司法法令或命令.
记录-记录的信息，不论其物理形式或特征如何 学院的交易或活动，并创建，接收或保留根据 法律或与学院交易、业务或活动有关的，包括: a document; paper; letter; map; book; tape; photograph; film or sound 记录ing; information stored or maintained electronically; and a data-processed or image-processed document.
回应-准许查阅记录或向申请人发出学院的书面通知 授予、拒绝或部分授予和部分拒绝对请求的访问 记录.
请求者—提出请求的美国合法居民或机构 查阅记录.
商业秘密-资料，包括公式、图纸、图案、汇编等 客户清单、程序、设备、方法、技术或过程:
- 从不普遍中获得独立的经济价值，无论是实际的还是潜在的 为其他人所知，但不能通过适当的方法轻易查明 can obtain economic value from its disclosure or use; and
- 主体的努力是否在合理的情况下得以维持 它的秘密. 商业秘密一词包括企业获取的数据处理软件 代理机构根据许可协议禁止披露.
为了确定五(5)个工作日的期限:
工作日应为任何星期一、星期二、星期三、星期四或星期五，除非 那些日子里，学院的办公室一天全部或部分关闭. 这些 closings may include an official College holiday; severe weather; a natural or other disaster; or a request of local, state, or federal law-enforcement agencies or officials.
请求可以在正常营业时间(上午8:30)提交.m. to 5 p.m. 5点以后收到的请求.m. 以下日期会被视为已收到 工作日.
为确定五(5)个工作日期限的结束，则以 请求已收到(或视为已收到)不计算在内. 的第一天 五(5)个工作日为学院的下一个工作日.
权威
董事会应使学院的公共记录可供查阅和复制 根据法律、董事会和行政政策，向申请人提供服务.
责任委派
校长应指定一名知情权官员担任学院的知情权官员 宾夕法尼亚州知情权法案规定的公开记录官. 的知情权 主管人员应负责:
- 接收提交给学院的访问记录的书面请求.
- 开发和修改用于请求记录的表格以及用于回复的表格 查阅公共记录的要求.
- 根据法律、董事会和行政部门的规定，审查并回应书面请求 政策.
- 直接向学院其他合适的人或合适的人提出要求 其他机构的人员.
- 跟踪学院在响应请求方面的进展，包括但不限于 注意到收到书面请求的日期，计算提出请求的日期 五日答复期满，并以书面或电子形式批注该日期 请求副本.
- 对提交的请求作出临时和最终答复，包括计算日期 在30天的答复期限届满之日，并就此作出批注 书面请求的日期. 如果查阅记录的书面要求被拒绝， 应在书面文件上注明知情权官员答复的邮寄日期 否认..
- 维护所有记录请求及其处理的日志.
- 保存每个请求的文件和所有随请求提交的文件，包括 但不限于请求原件、答复副本、书面记录 与请求者的通信，以及任何其他通信的副本. 如果 书面请求被拒绝，保留书面请求至少三十(30)天 或者，如果提出上诉，直到发布最终裁决和上诉期限 从此过期.
- 确保学院员工经过培训，能够按照要求执行指定的工作职能
查阅记录.
的指导方针
申请人可以访问和获取学院的公共记录的副本在 正常营业时间.
请求者的访问权不包括从数据库中删除记录的权利 控制或监督知情权官员.
知情权官员不得限制所要求的记录数量.
在回应访问请求时，学院不需要创建记录 不存在以某种方式汇编、保存、格式化或组织记录的方法 学院目前没有使用的.
应以适当的方式向残疾人士提供信息 格式，应要求，并有足够的提前通知.
学院应在知情权官员办公室和学院的办公室张贴信息 网站上，有以下信息:
- 联络资料 知情权官;
- 联络资料 宾夕法尼亚州公开档案办公室;
- 的 可用于提交要求的表格; and
- 管理访问学院公众的请求的政策，指导方针和程序 记录.
查阅要求
查阅公共记录的书面请求应在所需的日期提交 表格，并寄交知情权主任.
书面要求可亲自、邮寄、 发送到指定的传真机或指定的电子邮件地址.
知情权官员不得接受口头或电话请求.
知情权官员不得接受书面的匿名请求.
每份申请必须包括以下信息:
- 充分详细地识别或描述所要求的记录;
- Medium in which the 记录 is requested; and
- 收到学院回复的个人的姓名和地址.
学院不得要求学生解释提出要求的原因，也不得要求学生提交申请 被请求记录的预期用途，除非法律另有规定.
费用
知情权官员应建立并保持最新的合理费用清单 不应超过规定的容许收费的收费结构 由公开记录办公室负责回应索取公共记录的请求.
每份影印的费用为每页25美分. “影印本”要么是单面的 标准8的双面黑白副本或单面副本.5“x 11”页.
审查记录以确定该记录是否受约束，不得收取任何费用 根据法律进行访问.
在授予访问权之前，知情权官员应要求预付预估的 完成申请所需的费用预计将超过100美元.
当请求人复制时，知情权官员可免除复制费 记录或学院认为这样做符合公众利益.
增强电子访问:如果知情权官员决定学院 提供增强的电子访问记录，除了使记录可访问 供请求人查阅和复制，知情权官员可以建立 用户特别为提供增强的电子通道而支付的费用，但只 在某种程度上，增强的电子访问是除了制作记录之外 根据本法的要求，可由请求方查阅和复制. 增强型电子访问的用户费用可能是固定费率，即订阅费 在一段时间内，按每笔交易收费，按时间累计收费 系统访问或任何其他合理的方法及其组合. 的知情权 官员有权在收费前寻求公开记录办公室的批准 这样的访问是收费的.
对请求的回应
学院员工被指示立即转发访问公众的请求 记录给知情权官员.
在收到查阅记录的书面请求后，知情权官员 应确定所要求的记录是否为公共记录，以及学院是否有 占有、保管或控制该记录.
知情权官员应根据现行法律尽快作出回应 情况下，初始响应时间不得超过五(5)个工作日 由知情权专员收到书面要求之日起计.
初始响应应允许访问请求的记录，拒绝访问 请求的记录，部分授予和部分拒绝访问请求的记录; 或者通知请求者需要延长时间才能完全响应.
延长时间
如果知情权官员认为需要延长答复时间 对请求，依照法律规定的因素，应当书面通知 在收到请求后的五(5)个工作日内发送. 通知应注明 访问请求正在被审查，审查需要的原因 延期，预期答复的合理日期，如果适用， 记录可用时所欠适用费用的估计. 这个 政策要求提供“书面通知”，包括但不限于 通过电子邮件或传真发送的通知.
由于至少列出的原因之一，最多三十(30)天的延期不适用 需要请求者的同意.
请求方可以书面同意超过三十(30)天的延期.
准许申请
如果知情权官员确定请求将被批准，则回应 应通知请求者已授予访问权限，并包括以下信息 知情权官员的正常办公时间，提供电子查阅; 或者说明请求人可以去哪里查看电子记录或信息 在一个公众可访问的网站. 答辩书应包括一份费用副本 表中有效的通知或网页链接到收费表中，说明提前付款 如果访问记录的费用将超过规定的金额，则需要支付一定的费用 一百美元($100).00)，以及提供纪录的媒介.
如果存在公共记录，应以请求的媒介向请求者提供 in that form; otherwise, it shall be provided in its existing medium. 然而, 学校不要求允许使用电脑.
知情权官员可以通过通知请求人来回应记录请求 记录可以通过公开的电子方式获取或者 学院应提供查阅电子记录的途径. 如果请求者， 在收到学院通知后的三十(30)天内，提交一份书面通知 要求将记录转换为纸张的，学院将提供查阅 在收到转换为纸张的要求后的五(5)天内打印表格.
如果知情权官员认定公共记录包含信息 无论是否允许查阅，知情权官员均应准许查阅 允许信息主体访问和拒绝信息主体访问 访问. 知情权官员应当从记录中编辑信息 这是不受访问限制的.
如果知情权官员回应请求者，则提供所请求的副本 由知情权专员保存的记录可在办公室提供 申请人没有在学院的六十(60)天内检索记录 回复后，学院将处理该副本并保留迄今已支付的任何费用.
知情权官员在与学院院长协商后可以做出 如果满足下列所有条件，可查阅和复制的豁免记录 适用:(1)根据任何(i)联邦或州的规定，不禁止披露记录 law or regulation or (ii) Judicial order or decree; (2) the 记录 is not protected by a privilege; and (3) the College President determines that the public interest 对访问的支持超过了任何个人、机构或公共利益的支持 访问限制.
通知第三方
当学院应要求提供非公共记录时， 知情权官员应通知向其提供记录的任何第三方 学院，任何人，是记录的主题，和请求.
知情权官员应将记录请求书面通知第三方 如果请求的记录包含商业秘密或机密的专有信息 在收到记录要求后的五个工作日内. 如果有记录的话 先前被指定包含商业秘密或机密专有信息的; 需要延期30天的书面通知应提供给 请求者. 向第三方发出的书面通知应告知第三方 从第三方收到通知之日起五个工作日内 学院提供有关发布记录的意见.
先前被指定为包含商业秘密或机密的记录 专有信息，访问这部分记录通常是 拒绝，除非第三方书面同意先前的释放 指定的商业秘密或机密的专有信息. 发布信息 先前被指定为包含商业秘密或机密专有信息的 须经学院律师审阅后作出.
拒绝请求
如果知情权官员拒绝查阅记录的请求，无论是否全部 书面答复或部分书面答复应在收到后五(5)个工作日内发出 关于请求. 拒绝请求的答复应当包括下列内容:
- 所要求记录的说明.
- 拒绝的具体理由，包括支持法律权威的引用.
- 姓名、职务、营业地址、业务电话、知情权签名 有权发出拒绝令的官员.
- 答复日期.
- 请求者对拒绝访问提出上诉的程序.
知情权官员可以拒绝查阅记录的请求，如果请求者 是否曾多次要求查阅同一记录，而重复的要求已被放置 对代理机构的不合理负担.
知情权官员可以拒绝及时查阅记录的请求 是否有可能由于灾难，或者访问时可能造成物理损坏或无法挽回 对记录的损害. 在可能的范围内，记录的内容应是可查阅的 即使记录在物理上不可用.
如果查阅记录的书面请求被拒绝或被视为拒绝，请求者 可以在15(15)个营业时间内向州公开记录办公室提出上诉吗 公开纪录主任的回应，于邮寄或传送日期起计的天内寄出或传送 被否认.